- Регистрация входящей и исходящей документации (в том числе с грифом "Для служебного пользования"), приказов, распоряжений, служебных записок, протоколов в системе электронного документооборота IBM "Lotus Notes"; - Распределение входящих документов по срочности и тематике; - Осуществление контроля за сроками исполнения документов; - Проверка правильности оформления исходящих писем, служебных записок, приказов, распоряжений; - Организация отправки корреспонденции курьером; - Формирование папок для хранения документации; - Учет и выдача бланков и распоряжений организации; - Подготовка документации к передаче в архив, контроль выполнения требований к срокам хранения документации; - Оформление служебных записок, исходящих писем, приказов, распоряжений организации; - Копирование, сканирование документации; - Работа с почтовыми отправлениями: подготовка писем к отправке, регистрация полученных писем; - Оформление табелей рабочего времени, графика отпусков; - Контроль исполнения сотрудниками должностых обязанностей, дисцилины труда; - Участие в проверках структурных подразделений по вопросам ведения делопроизводства, в соответствии с приказами организации (с последующим составлением акта проверки); - Организация и проведение обучения (информирования) по вопросам ведения делопроизводства в структурных подразделениях организации; - Участие в проведении инвентаризации нефинансовых и финансовых активов отдела; - Проведение обучающих занятий по гражданской обороне и защите от ЧС, ведение соответствующих журналов учета знаний; - Взаимодействие с заявителями по вопросам деятельности организации; - Осуществление записи на прием к руководству организации; - Размещение информации о проведении проверок органами, осуществляющие контрольно-надзорные функции в отношении организации, на внутреннем информационном ресурсе в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". |