Ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции (подготовка, редактирование, копирование документов). Работа с документами - составление деловых писем, договоров, различных отчетов по запросу руководителя. Отправка исполненной документации по адресатам. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива. Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя. Доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок. Составление и планирование графика и отслеживание расписания руководителя; расстановка задач по приоритетам, фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках, совещаниях и прочих деловых мероприятиях. Обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу. Договорная работа: Подготовка договоров к заключению: - анализ и поиск контрагентов, участие в переговорах с ними; - оценка заключения договоров; условия оплаты договоров, контроль процесса согласования и подписания договоров; - своевременное оформление необходимых для заключения договоров документов, обеспечение их сохранности; - оформление договоров (разработка, урегулирование разногласий (обработка замечаний к договорам и конкретизация содержания заключенных договоров, их изменение); - систематизация информации об основных условиях договоров (планы поставок, контроль сроков, сверка расчетов с контрагентами и т. д.); - ведение реестра заключенных договоров; - учет выполненных работ и оформление актов приема-передачи оборудования, актов пусконаладочных работ и актов инструктажа. Взаимодействие с поставщиками: - поиск оборудования, запрос коммерческих предложений, счетов на закупку оборудования; - осуществление документооборота по заключению и сопровождению договоров поставки (закупки оборудования). Сверка технического задания Заказчика на поставку оборудования с предложениями поставщиков. Прохождение аккредитации на электронных торговых площадках. Взаимодействие с департаментами компании по вопросам своей зоны ответственности. |